Niezależnie od tego, na jakim stanowisku pracujesz, wcześniej czy później będziesz musiał się posłużyć w swojej pracy obcym językiem. Do jednej z najpowszechniejszych form direct messages należą wciąż electronic mails. Jak napisać e-mail w języku angielskim?
Business English w firmie
Czym jest business english? Najprościej rzecz ujmując, jest nim język angielski stosowany w komunikacji biznesowej. Zanim przystąpisz do pisania jakichkolwiek wiadomości w tym języku warto, abyś dowiedział się, jakich odmian języka angielskiego, czy też sformułowań, używa firma w jakiej pracujesz. Do najbardziej rozpowszechnionych należy angielski brytyjski i niego najczęściej uczymy się w komunikacji biznesowej. Jednak być może u Ciebie istnieje część klientów, z którymi posługujecie się w komunikacji amerykańskim angielskim? Warto jest dowiedzieć się u przełożonego, zanim popełnisz biznesowy faux paus, jakiego można było uniknąć. Jeśli okaże się, że nie dostaniesz jasnych wytycznych, może warto jest zaproponować, aby ustalić pewne zasady, gdzie punktem wyjścia okaże się być kurs angielskiego dla firm?
Forma komunikacji
Kolejną rzeczą jest forma języka stosowana w komunikacji biznesowej. Czy jest ona bardziej lub mniej oficjalna? Jak zaczynacie e-maile – zwykłym “Hi”, a może “Mr.” bądź “Mrs.” albo samo imię? Czy zwracacie się do adresata w drugiej osobie bezpośrednio, czy może stosujecie formy grzecznościowe? Zbierz jak najwięcej informacji, aby komunikacja była jak najbardziej konsekwentna. Pamiętaj również aby dowiedzieć się, jaka czcionka i wyróżnienia są stosowane w korporacji.
E-mail w języku angielskim – najczęściej popełnianie błędy
Zanim przystąpisz do napisania wiadomości e-mail w języku angielskim, przyjrzyj się liście najczęściej popełnianych błędów. Unikaj ich, jeśli pragniesz, aby wiadomość została jak najlepiej zrozumiana.
Używanie opcji kopiuj/wklej
W dobie wielu słowników internetowych mamy niezwykłe możliwości sprawdzenia poszukiwanych przez nas słów lub zwrotów, ale także…większe możliwości, aby wyjść na niezrozumiałych i nieprofesjonalnych. Wiele słów nabiera innych znaczeń w zależności od kontekstu, dlatego najlepiej jest sprawdzać słownictwo w takich słownikach jak Linguee czy Reverso Context, gdzie słownik pokazuje Ci całe tłumaczenie zdania. Nie oznacza to, że mamy przeklejać wszystko jak zastaliśmy i iść na łatwiznę – musimy jeszcze zastosować odpowiednie formy gramatyczne itd. Zajmie to na pewno więcej czasu, ale będziesz mieć pewność, że zrobiłeś wszystko poprawnie.
Stosowanie długich zdań i skomplikowanego języka
Przy e-mailach najważniejszą zasadą jest również “keep it simple”. W naszej komunikacji mamy mimo wszystko najczęściej do czynienia z non-native speakerami, czyli z osobami, których angielski jest drugim językiem. Dlatego ważnym jest, aby pisać jak najprościej i nie stosować zawiłych form, np. mimo wszystko unikać idiomów czy zdań na 2 wiersze, w których łatwiej o błędy gramatyczne.
CC/BCC
Ile razy zdarzyło Ci się źle użyć pora adresatów i przez to wiadomość pokazała ukryte wiadomości lub po prostu…wysłałeś do mniejszej ilości adresatów niż powinieneś? Pamiętaj o angielskich skrótach w polach adresatów. CC to skrót od carbon copy i jest polskim odpowiednikiem DW, czyli do wiadomości.Osoby wymienione w polu cc widzą inne adresy e-mail. Z kolei BCC to skrót od blind carbon copy i jest odpowiednikiem polskiego udw – ukryte do wiadomości.
Stosowanie skrótów
W business english unika się pisania skrótów zarówno takich, jak I’m, You’re, Wouldn’t jak i ASAP – as soon as possible czy też np – no problem.
Przydatne zwroty przy pisaniu wiadomości e-mail w języku angielskim
Skoro znasz już podstawowe informacje dotyczące pisania wiadomości e-mail, możesz przystąpić do działania. Poniżej znajdziesz listę przydatnych słówek i zwrotów.
Rozpoczęcie
Hi/Hello/Dear John
Dear Sir lub Dear Madam
to whom it may concern
Dear Mr. McCall lub Dear Mrs. McCall
Rozwinięcie
I am writing with regard to… – piszę w nawiązaniu do…
I am contacting you to… – kontaktuję się, aby…
In reply to your e-mail, I would like to… – w odpowiedzi na e-maila, chciałabym/chciałbym…
I was glad to hear from you. – cieszę się, że napisałaś/napisałeś…
I am emailing in reference to… – piszę w nawiązaniu do…
Could you please let us know if… – czy moglibyście dać nam znać, czy…
I would be most greatful if you could… – byłbym/byłabym ogromnie wdzięczny/wdzięczna, gdybyś mógł/mogła…
You are urgently requested to… – Pilnie prosimy o…
I am writing you on behalf of… – piszę w imieniu…
We are able to confirm that… – możemy potwierdzić, że…
We are interested in… – jesteśmy zainteresowani…
Please find the attached file. – Przesyłam załączony plik.
I am writing to enquire about… – piszę, aby zapytać o…
Could we possibly arrange a meeting? – czy moglibyśmy zorganizować spotkanie?
I would like to confirm … – Chciałbym/Chciałabym potwierdzić…
Zakónczenie e-maila
I look forward to hearing from you. – Czekam na Państwa odpowiedź.
Should you have any questions, don’t hesitate to contact me. – Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę się ze mną skontaktować.
Please contact me if you need any more information. – Proszę o kontakt, jeśli potrzebują Państwo więcej informacji.
Hope to hear from you soon. – Mam nadzieję, że szybko się „usłyszymy”.
Pozdrowienie na końcu e-maila
Yours sincerely, – Z poważaniem,
Best regards, – Pozdrawiam serdecznie,
Regards, – Pozdrawiam.
Respectfully yours, – Z wyrazami szacunku
